Nội quy lao động (NQLĐ) không chỉ đơn thuần là một văn bản hành chính, mà còn là hành lang pháp lý nền tảng giúp doanh nghiệp thiết lập kỷ cương, bảo vệ tài sản và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Đặc biệt, việc ban hành và đăng ký NQLĐ tuân theo những chế tài nghiêm ngặt của pháp luật.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng từ 10 lao động trở lên, việc đăng ký NQLĐ là bắt buộc. Hãy cùng điểm qua cẩm nang toàn diện dưới đây để thực hiện quy trình này một cách chuẩn xác, đúng luật và tiết kiệm thời gian nhất.

1. 09 Nội Dung Bắt Buộc Phải Có Trong Nội Quy Lao Động

Căn cứ theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một bản NQLĐ hợp pháp bắt buộc phải cấu thành từ 09 nhóm nội dung cốt lõi sau:

1. Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi: Quy định rõ giờ bắt đầu, kết thúc ca làm việc, thời gian nghỉ giữa ca, ngày nghỉ hàng tuần và các chế độ nghỉ lễ, tết, nghỉ phép năm.

2. Trật tự tại nơi làm việc: Quy định về phạm vi di chuyển, tác phong, trang phục, văn hóa giao tiếp và việc tuân thủ sự điều động của cấp quản lý.

3. An toàn, vệ sinh lao động: Các biện pháp phòng ngừa tai nạn, trang bị bảo hộ lao động, quy trình vệ sinh máy móc, thiết bị và nhà xưởng.

4. Phòng chống quấy rối tình dục: Cơ chế kiểm soát, quy trình tiếp nhận thông tin khiếu nại và biện pháp xử lý nghiêm khắc nhằm xây dựng môi trường làm việc lành mạnh.

5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh: Quy định trách nhiệm bảo mật thông tin, công nghệ, dữ liệu khách hàng và quản lý tài sản thuộc quyền sở hữu của công ty.

6. Trường hợp điều chuyển công ty tạm thời: Quy định cụ thể các lý do bất khả kháng hoặc nhu cầu sản xuất kinh doanh cho phép chuyển người lao động sang làm công việc khác so với hợp đồng.

7. Hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật: Liệt kê chi tiết các hành vi sai phạm tương ứng với 4 hình thức kỷ luật luật định (Khiển trách; Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng hoặc Cách chức; Sa thải).

8. Trách nhiệm vật chất: Quy định mức bồi thường thiệt hại trong trường hợp làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại cho tài sản công ty.

9. Thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Xác định rõ ràng chức danh/vị trí có quyền hạn ra quyết định kỷ luật người lao động theo đúng luật.

2. Thành Phần Hồ Sơ Đăng Ký

Để bộ hồ sơ được xét duyệt nhanh chóng ngay từ lần nộp đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.

• Bản nội quy lao động của doanh nghiệp (đầy đủ 9 nội dung nêu trên).

• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu doanh nghiệp có thành lập Công đoàn cơ sở).

• Các văn bản khác của người sử dụng lao động liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

3. Quy Trình, Thời Gian và Chi Phí Thực Hiện

Doanh nghiệp cần lưu ý nghiêm ngặt các mốc thời gian sau để tránh rủi ro pháp lý:

• Thời hạn nộp hồ sơ: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành (ký duyệt) nội quy lao động.

• Thời hạn giải quyết: Trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Lệ phí: Hoàn toàn miễn phí.

• Kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, NQLĐ chính thức có hiệu lực. Trường hợp nội dung có điều khoản trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận sẽ ra văn bản thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung để đăng ký lại.

4. Xác Định Cơ Quan Tiếp Nhận Hồ Sơ (Áp dụng từ 01/07/2025)

Theo Quyết định 628/QĐ-BNV năm 2025, thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký NQLĐ có sự thay đổi rõ rệt. Địa điểm nộp hồ sơ sẽ dựa trên nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh:

• Cấp Tỉnh: Nộp tại Sở Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh.

• Cấp Xã: Nộp tại Phòng Văn hóa – Xã hội thuộc UBND cấp xã (trong trường hợp được Sở Nội vụ ủy quyền).

Cách thức nộp hồ sơ linh hoạt:

Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 hình thức thuận tiện nhất:

1. Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia/Cấp tỉnh.

2. Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền nêu trên.

3. Gửi qua đường bưu điện (chuyển phát bảo đảm).

💡 Lời khuyên cho Doanh nghiệp: Việc xây dựng Nội quy lao động không nên rập khuôn theo các biểu mẫu có sẵn trên mạng. Hãy cá nhân hóa dựa trên văn hóa và đặc thù ngành nghề của công ty bạn, nhưng tuyệt đối không được trái với các quy định tối thiểu của Bộ luật Lao động hiện hành. Việc chủ động hoàn thiện và đăng ký đúng hạn vừa giúp bạn bảo vệ tối đa quyền lợi của người sử dụng lao động, vừa tạo dựng môi trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp.